PADAMU NEGERI UNTUK LITERASI KAMI MENGABDI

Jumat, 29 Mei 2015

MENGEMBANGKAN KONSEP PERPUSTAKAAN YANG TERINTEGRASI RAKOR PERPUSTAKAAN BERSAMA SKPD JAWA TENGAH SEMARANG, 6 JUN 2015

Dalam struktur pemerintahan, setiap SKPD memiliki tupoksi masing masing yang diatur dalam undang undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri maupun peraturan daerah. Terkait segala aturan yang menjadi dasar hukum melakukan kerja pemerintahan. Anatar SKPD tentu saling komplementer untuk membangun bangsa dan negara ini.

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pelaksana fungsi tugas eksekutif harus berkoordinasi agar penyelenggaraan pemerintah bisa berjalan baik. Dasar hukum yang berlaku sejak tahun 2004 untuk pembentukan SKPD adalah Pasal 120 UU no. 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Dinas-dinas, Badan-badan, Inspektorat Daerah, lembaga-lembaga daerah lain yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Daerah, Kecamatan-kecamatan (atau satuan lainnya yang setingkat), dan Kelurahan/Desa (atau satuan lainnya yang setingkat).

Dibidang layanan, fokus ke Perpustakaan maka layanan perpustakaan tidak saja di lakukan di Badan Perpustakaan tingkat provinsi, kabupaten/kota , kecamatan atau kelurahan tapi juga semua lapisan masyarakat. Sebagaimana tertuang dalam UU no 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan Peraturan Pemerintah no 24 tahun 2014.

Pasal pasal  penting di dalam UU no 43 tahun 2007 yang harus dipahami diantaranya adalah :
Pasal 20 bahwa Jenis Perpustakaan ada 5, diantaranya Perpustakaan khusus yg penggunanya adalah khusus atau kalangan sendiri. Perpustakaan yang ada di SKPD masuk kategori perpustakaan khusus, dan memang wajib ada.

Pasal 2 Perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi, keadilan, keprofesionalan, keterbukaan, keterukuran, dan kemitraan.

Pasal 3
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.

Pasal 4 Perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa

Pasal 8, Pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota berkewajiban:
  1. menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah;
  2. menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara  merata di wilayah masing-masing;
  3. menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat;
  4. menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan;
  5. menfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah; dan menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan
  6. daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.

BAB III : STANDAR NASIONAL PERPUSTAKAAN
Pasal 11
(1) Standar nasional perpustakaan terdiri atas:
a. standar koleksi perpustakaan;
b. standar sarana dan prasarana;
c. standar pelayanan perpustakaan;
d. standar tenaga perpustakaan;
e. standar penyelenggaraan; dan
f. standar pengelolaan.

(2) Standar nasional perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan sebagai acuan penyelenggaraan, pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan.

Pasal 13 : Koleski
Pasal 14 : Layanan ......................dst

Perpustakaan khusus menjadi tanggung jawab bagi setiap lembaga penyelenggara, jika memang membutuhkan pemahaman maka Badan Perpustakaan provinsi, kabupaten/kota akan membantu sepenuhnya untuk penyelenggaraan layanan, katalog sampai berjalan dengan baik. Jika SKPD belum memiliki perpustakaan maka perpustakaan daerah harus berkoordinasi untuk mewujudkan keberadaan perpustakaan tsb. Wajib hukumnya layanan perpustakaan aa disetiap lini. Mencerdasakan masyarakat sepanjang hayat adalah tertuang dalam UU no 43 tahun 2007.

Standar Nasional Perpustakaan Khusus dikatakan bahwa minimal perpustakaan khusus harus terdiri dari :
  1. Fasilitas   : ruang, komputer, rak, ruang baca dll
  2. Koleksi : buku, non buku
  3. Layanan : jam buka dan jenis layanan
  4. SDM : petugas
  5. Penyelenggaraan : pada keorganisasian
  6. Pengelolaan : manajemen

Selain Standard Nasional Perpustakaan khusus yang harus di ikuti, perlu dibuat konsep yang jelas terlebih dahulu sebagai dasar kebijakan setiap SKPD. Sebagaimana uraian di bawah ini bahwa salah satu konsep Perpustakaan khusus adalah sbb :

Template Konsep Perpustakaan
Secara ringkas, template konsep yang harus di buat, untuk dipahami seluruh lembaga atau personil yang terkait adalah sbb :
·      Latar belakng mengapa harus ada perpustakaan, dan ringkasan keseluruhan konsep perpustakaan.  
·      Tujuan atau visi misi perpustakaan di rumuskan dengan baik, jelas ringkat dan ada keterkaitan antara tujuan, visi dan misi. Termasuk strategi mencapai tujuan dan mewujudkan visi misi.
·      Pengguna : Keanggotaan, hak dan kewajiban pengguna, SOP dan lainnya yang terkait.
·      Layanan : jam layanan, aturan yang menyertai layanan yaitu peminjaman, baca di ruang, jika ada keterlambatan, kerusakan dan kehilangan buku, dan lainnya yang terkait
·      Pendanaan : kebijakan dari lembaga (SKPD) masing masing untuk keseluruhan operasional keberadaan Perpustakaan termasuk pembelian koleksi. Harus ditentukan dengan pertimbangan kebutuhan pemustaka. Bukan menjadi divisi yang dianggap tidak penting sehingga tidak memiliki pos anggaran
·      Kegiatan : program kerja direncanakan secara matang, promosi, publikasi setiap kegiatan  dll
·      Fasilitas yang tersedia, termasuk komputer atau otomasi : ruang baca dengan design ruang yang menarik, dilengkapi fasilitas memadai, bersih dan membuat pemustaka betah berlama lama di dalamnya, tertarik untuk selalu mengunjungi perpustakaan
·      Koleksi : jumlah koleksi, penambahan rutin secara berkala, pengelolaan yang baik, dll
·      SDM / petugas : apakah sebaiknya staff tetap, bertanggung jawab pada divisi yang menaungi, diberikan remunerasi atau volunteer atau karyawan honor atau magang dll
·       Kebijakan : harus mendukung seluruh operasional, kegiatan dan memberikan prioritas

Merumuskan Goal / Tujuan
Tujuan Perpustakaan disesuaikan dengan SKPD bidang apa ? SKPD Memiliki visi misi apa ?
Goal/Tujuan yang dibuat tentunya terkait dan mendukung visi misi lembaga, tidak menyimpang jauh.

Contoh : Goal Perpustakaan khusus
Dinas Kesehatan à Kesehatan badan akan memudahkan mencerdaskan hidup dengan membaca.
Dinas Koperasi à Sejahtera dan Cerdas menuju untuk hidup lebih baik
Dinas Sosial à Perpustakaan membantu menanggulangi masalah sosial
Kantor Pariwisata à Mencerdaskan Masyarakat dengan Buku dan Indahnya Alam
Atau Tujuan juga mencerminkan kebijakan pimpinan untuk meningkatkan kwalitas SDM atau mendukung Tujuan lembaga.

Manfaat Perpustakaan khusus
Untuk meningkatkan kapasitas lembaga yang dimulai dari personil atau individu setiap staff SKPD. Peningkatan kapasitas diri bisa ditempuh dengan berbagai macam cara, tapi yang paling utama adalah bagaimana staff selalu meningkatkan pengetahuan dan menguasa informasi secara cepat dan ter up date. Untuk menfasilitasi hal tersebut maka keberadaan PERPUSTAKAAN di kantor menjadi hal penting.

Manfaat yang bisa di rasakan jika perpustakaan khusus dikelola dengan baik adalah :
1.        Sebagai sumber informasi, pengetahuan dan wawasan dari buku yang tersedia, dan layanan yang baik. Sumber informasi dan pengetahuan yang ada di perpustakaan di sajikan dan dikemas menarik, baik, dan cepat tersaji. Mengharap datangnya staff ke perpustakaan harus dipikir kembali karena customer harus dilayani dengan baik, karena kesibukan staff pada pokok kerja utama maka delivery service adalah harus diterapkan.

2.        Meningkatkan softskill bagi setiap individu diukur dari karakter pribadi dengan melihat dari cara berkomunikasi, kemampuan berinteraksi. Soft skill dapat ditumbuhkan dari dalam diri yang meliputi interaksi sosial, ketrampilan tehnis, managerial. Tujuan soft skill adalah untuk mengembangkan karakter atau jati diri seseorang serta mempelajari perilaku dalam berinteraksi dengan orang lain. Dengan banyak membaca buku psikologi , berdiskusi, akan mengajarkan individu meningkatkan soft skill. Atau ketrampilan yang terus ditingkatkan untuk meningkatkan kemampuan diri. Perpustakaan bisa menfasilitasi hal tersebut.

3.        Mengatur pengetahuan (knowladge management) Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

4.        Edutainment : perpustakaan sebagai tempat yang menyenangkan dalam pasal 3 perpustakaan salah satunya sebagai wahana rekreasi. Kejenuhan atau waktu refresing bagi staff bisa dilakukan di ruang perpustakaan, sebagai tempat favorite bagi staff. Fungsi rekreasi tersebut tidak saja duduk santai tapi sambil membaca koran, majalah atau menonton audio visual yang sifatnya edutainment.

Ke empat hal tersebut diatas dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas seluruh staff. Ketika kapasitas staff meningkat otomatis akan mempengaruhi peningkatan kinerja yang berdampak pada peningkatan produktivitas dan mempercepat tujuan yang akan di capai.






Standar Perpustakaan Khusus (Berdasarkan Pedoman yang dibuat Perpusnas)
1.      Minimal koleksi 500 judul koleksi prosentase +/- 60% dari koleksi keseluruhan. Jenis koleksi : khusus, deposit, terbitan berkala, refrensi, literatur kelabu, audio visual, penambahan koleksi 5% dari judul yang tersedia. Pengelolaan koleksi dilakukan dengan proses katalog. Perawatan dan reservasi koleksi dilakukan secara rutin. Koleksi terdiri dari :
a.       referensi 100 judul,
b.      koleksi khusus 50,
c.       surat kabar 2 judul,
d.      majalah dan jurnal yang dilangan 10 judul,
e.       koleksi literatur kelabu 20 judul,
f.       koleksi audio visual 5 judul dan koleksi lainnya
2.                  Luas kurang lebih 200 m2 , berada di dalam gedung atau gedung tersendiri. Aspek kesehatan, keselamatan, kenyamanan, keamanan. Ruang terdiri dari : ruang baca, ruang koleksi, ruang serba guna. Fasilitas : rak buku, rak majalah, meja baca, meja kerja, kursi baca, perangkat komputer. Standar bangunan atau ruang memiliki kekuatan minimal 400 kg/m2 atau ekuivalen.
3.      Layanan : jam buka minimal 7 jam menyesuaikan aturan jam buka kantor. Jenis layanan
a.       layanan baca ditempat,
b.      layanan peminjaman,
c.       layanan penelusuran,
d.      layanan referensi,
e.       layanan sirkulasi,
f.       layanan bimbingan pemustaka.
g.      Silang layan                
4.      Tenaga Perpustakaan : kepala perpustakaan minimal lulus D2 jurusan perpustakaan atau mengikuti diklat perpustakaan. Tenaga perpustakaan minmal 3 orang, 1 orang pustakawan dan 2 orang tenaga tehnis. Tenaga tehnis minimal pendidikan SLTA. Pembinaan dilakukan dengan cara mengikuti seminar, diklat atau mengikuti organisasi kepustakawanan.
5.      Penyelenggaraan : visi misi dan tugas pokok di rumuskan sebagai pedoman kerja. Perpustakaan menjadi tanggung jawab organisasi induk yang memmenuhi syarat disertai Surat Keputusan. Kebijakan harus terintegrasi dan sinergi dengan lembaga induk  pimpinan setara dengan eselon IV dan bertanggung ajwab pada pimpinan lembaga induk.
6.      Program kerja : disusun dan mengacu pada lembaga induk. Strategi pelaksanaan dilakukan dengan tahap triwulan, semester dan tahunan. Program kerja menjadi acuan bagi kepala perpustakaan dan staff perpustakaan. Pengaturan, pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan perpustakaan menjadi kewenangan pimpinan lembaga induk. Pengembangan diarahkan pada pembudayaan kegemaran membaca, kerjasama antar perpustakaan khusus.
7.      Pengelolaan Perpustakaan : menerapkan prinsip manajemen untuk meningkatkan kwalitas layanan. Dilakukan perencanaan, berdasarkan karakteristik, fungsi, tujuan secara berkesinambungan. Pelaksanaan dilakukan secara mandiri, efisien, efektif, dan akuntabel. Perpustakaan memiliki prosedure yang baku. Indikator keberhasilan ditentukan tingkat kepuasan pemustaka. Pengawasan perlu dilakukan untuk kontrol pelaksanaan rencana yang tepat.

Standar Nasional Perpustakaan khusus dibuat sebagai pedoman minimal yang bisa dilakukan, jika memungkinkan perpustakaan khusus bisa dikelola secara maksimal dan lebih baik lagi. Banyak acuan yang lebih baik dengan melihat contoh di beberapa lokasi khususnya milik swasta yang bisa di adopsi.
 

Referensi
4.    UU no 43 tahun 2007 dan UU no 32 tahun 2004
5.    Buku pedoman Standar Nasional Perpustakaan (SNP Perpustakaan Khusus) Perpusnas

Lampiran : Konsep rumah sakit dan gambar design , dalam file terpisah