Dalam struktur pemerintahan,
setiap SKPD memiliki tupoksi masing masing yang diatur dalam undang undang,
peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri maupun peraturan
daerah. Terkait segala aturan yang menjadi dasar hukum melakukan kerja pemerintahan.
Anatar SKPD tentu saling komplementer untuk membangun bangsa dan negara ini.
Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) sebagai pelaksana fungsi tugas eksekutif harus berkoordinasi agar
penyelenggaraan pemerintah bisa berjalan baik. Dasar hukum yang berlaku sejak tahun 2004 untuk
pembentukan SKPD adalah Pasal 120 UU no. 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah. Dinas-dinas, Badan-badan,
Inspektorat Daerah, lembaga-lembaga daerah lain yang bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Daerah, Kecamatan-kecamatan (atau satuan lainnya yang
setingkat), dan Kelurahan/Desa (atau satuan lainnya yang setingkat).
Dibidang layanan, fokus ke Perpustakaan maka layanan
perpustakaan tidak saja di lakukan di Badan Perpustakaan tingkat provinsi,
kabupaten/kota , kecamatan atau kelurahan tapi juga semua lapisan masyarakat.
Sebagaimana tertuang dalam UU no 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan
Peraturan Pemerintah no 24 tahun 2014.
Pasal pasal penting
di dalam UU no 43 tahun 2007 yang harus dipahami diantaranya adalah :
Pasal 20 bahwa Jenis Perpustakaan ada 5, diantaranya
Perpustakaan khusus yg penggunanya adalah khusus atau kalangan sendiri.
Perpustakaan yang ada di SKPD masuk kategori perpustakaan khusus, dan memang
wajib ada.
Pasal 2 Perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi,
keadilan, keprofesionalan, keterbukaan,
keterukuran, dan kemitraan.
Pasal 3
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.
Pasal 4 Perpustakaan bertujuan memberikan
layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran
membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan
untuk mencerdaskan kehidupan bangsa
Pasal 8, Pemerintah
provinsi dan pemerintah kabupaten/kota berkewajiban:
- menjamin
penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah;
- menjamin
ketersediaan layanan perpustakaan secara
merata di wilayah masing-masing;
- menjamin
kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat
sumber belajar masyarakat;
- menggalakkan
promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan;
- menfasilitasi
penyelenggaraan perpustakaan di daerah; dan menyelenggarakan dan
mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan
- daerah
sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di
wilayahnya.
BAB III : STANDAR NASIONAL
PERPUSTAKAAN
Pasal 11
(1) Standar nasional
perpustakaan terdiri atas:
a. standar koleksi
perpustakaan;
b. standar sarana dan
prasarana;
c. standar pelayanan
perpustakaan;
d. standar tenaga
perpustakaan;
e. standar penyelenggaraan;
dan
f. standar pengelolaan.
(2) Standar nasional
perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan sebagai acuan penyelenggaraan,
pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan.
Pasal 13 : Koleski
Pasal 14 : Layanan
......................dst
Perpustakaan khusus menjadi
tanggung jawab bagi setiap lembaga penyelenggara, jika memang membutuhkan
pemahaman maka Badan Perpustakaan provinsi, kabupaten/kota akan membantu
sepenuhnya untuk penyelenggaraan layanan, katalog sampai berjalan dengan baik.
Jika SKPD belum memiliki perpustakaan maka perpustakaan daerah harus
berkoordinasi untuk mewujudkan keberadaan perpustakaan tsb. Wajib hukumnya
layanan perpustakaan aa disetiap lini. Mencerdasakan masyarakat sepanjang hayat
adalah tertuang dalam UU no 43 tahun 2007.
Standar Nasional Perpustakaan Khusus dikatakan bahwa minimal
perpustakaan khusus harus terdiri dari :
- Fasilitas : ruang, komputer, rak, ruang baca dll
- Koleksi : buku, non buku
- Layanan : jam buka dan jenis layanan
- SDM : petugas
- Penyelenggaraan : pada keorganisasian
- Pengelolaan : manajemen
Selain Standard Nasional
Perpustakaan khusus yang harus di ikuti, perlu dibuat konsep yang jelas
terlebih dahulu sebagai dasar kebijakan setiap SKPD. Sebagaimana uraian di
bawah ini bahwa salah satu konsep Perpustakaan khusus adalah sbb :
Template
Konsep Perpustakaan
Secara ringkas, template konsep
yang harus di buat, untuk dipahami seluruh lembaga atau personil yang terkait
adalah sbb :
·
Latar belakng mengapa harus ada perpustakaan,
dan ringkasan keseluruhan konsep perpustakaan.
·
Tujuan atau visi misi perpustakaan di rumuskan
dengan baik, jelas ringkat dan ada keterkaitan antara tujuan, visi dan misi.
Termasuk strategi mencapai tujuan dan mewujudkan visi misi.
·
Pengguna : Keanggotaan, hak dan kewajiban
pengguna, SOP dan lainnya yang terkait.
·
Layanan : jam layanan, aturan yang menyertai
layanan yaitu peminjaman, baca di ruang, jika ada keterlambatan, kerusakan dan
kehilangan buku, dan lainnya yang terkait
·
Pendanaan : kebijakan dari lembaga (SKPD) masing
masing untuk keseluruhan operasional keberadaan Perpustakaan termasuk pembelian
koleksi. Harus ditentukan dengan pertimbangan kebutuhan pemustaka. Bukan
menjadi divisi yang dianggap tidak penting sehingga tidak memiliki pos anggaran
·
Kegiatan : program kerja direncanakan secara
matang, promosi, publikasi setiap kegiatan dll
·
Fasilitas yang tersedia, termasuk komputer atau
otomasi : ruang baca dengan design ruang yang menarik, dilengkapi fasilitas
memadai, bersih dan membuat pemustaka betah berlama lama di dalamnya, tertarik
untuk selalu mengunjungi perpustakaan
·
Koleksi : jumlah koleksi, penambahan rutin
secara berkala, pengelolaan yang baik, dll
·
SDM / petugas : apakah sebaiknya staff tetap,
bertanggung jawab pada divisi yang menaungi, diberikan remunerasi atau
volunteer atau karyawan honor atau magang dll
·
Kebijakan
: harus mendukung seluruh operasional, kegiatan dan memberikan prioritas
Merumuskan Goal / Tujuan
Tujuan Perpustakaan disesuaikan
dengan SKPD bidang apa ? SKPD Memiliki visi misi apa ?
Goal/Tujuan yang dibuat tentunya
terkait dan mendukung visi misi lembaga, tidak menyimpang jauh.
Contoh : Goal Perpustakaan khusus
Dinas Kesehatan à
Kesehatan badan akan memudahkan mencerdaskan hidup dengan membaca.
Dinas Koperasi à
Sejahtera dan Cerdas menuju untuk hidup lebih baik
Dinas Sosial à
Perpustakaan membantu menanggulangi masalah sosial
Kantor Pariwisata à
Mencerdaskan Masyarakat dengan Buku dan Indahnya Alam
Atau Tujuan juga mencerminkan
kebijakan pimpinan untuk meningkatkan kwalitas SDM atau mendukung Tujuan
lembaga.
Manfaat
Perpustakaan khusus
Untuk meningkatkan kapasitas
lembaga yang dimulai dari personil atau individu setiap staff SKPD. Peningkatan
kapasitas diri bisa ditempuh dengan berbagai macam cara, tapi yang paling utama
adalah bagaimana staff selalu meningkatkan pengetahuan dan menguasa informasi
secara cepat dan ter up date. Untuk menfasilitasi hal tersebut maka keberadaan
PERPUSTAKAAN di kantor menjadi hal penting.
Manfaat yang bisa di rasakan jika
perpustakaan khusus dikelola dengan baik adalah :
1.
Sebagai sumber informasi, pengetahuan dan
wawasan dari buku yang tersedia, dan layanan yang baik. Sumber informasi dan
pengetahuan yang ada di perpustakaan di sajikan dan dikemas menarik, baik, dan
cepat tersaji. Mengharap datangnya staff ke perpustakaan harus dipikir kembali
karena customer harus dilayani dengan baik, karena kesibukan staff pada pokok
kerja utama maka delivery service adalah harus diterapkan.
2.
Meningkatkan softskill bagi setiap individu
diukur dari karakter pribadi dengan melihat dari cara berkomunikasi, kemampuan
berinteraksi. Soft skill dapat ditumbuhkan dari dalam diri yang meliputi
interaksi sosial, ketrampilan tehnis, managerial. Tujuan soft skill adalah
untuk mengembangkan karakter atau jati diri seseorang serta mempelajari
perilaku dalam berinteraksi dengan orang lain. Dengan banyak membaca buku
psikologi , berdiskusi, akan mengajarkan individu meningkatkan soft skill. Atau
ketrampilan yang terus ditingkatkan untuk meningkatkan kemampuan diri.
Perpustakaan bisa menfasilitasi hal tersebut.
3.
Mengatur pengetahuan (knowladge management) Manajemen
pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang
digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan,
menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali,
diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait
dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu
seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau
tingkat inovasi yang lebih tinggi.
4.
Edutainment : perpustakaan sebagai tempat yang menyenangkan dalam
pasal 3 perpustakaan salah satunya sebagai wahana rekreasi. Kejenuhan atau
waktu refresing bagi staff bisa dilakukan di ruang perpustakaan, sebagai tempat
favorite bagi staff. Fungsi rekreasi tersebut tidak saja duduk santai tapi
sambil membaca koran, majalah atau menonton audio visual yang sifatnya
edutainment.
Ke empat hal tersebut diatas
dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas seluruh staff. Ketika
kapasitas staff meningkat otomatis akan mempengaruhi peningkatan kinerja yang
berdampak pada peningkatan produktivitas dan mempercepat tujuan yang akan di
capai.
Standar Perpustakaan
Khusus (Berdasarkan Pedoman yang dibuat Perpusnas)
1. Minimal
koleksi 500 judul koleksi prosentase +/- 60% dari koleksi keseluruhan. Jenis
koleksi : khusus, deposit, terbitan berkala, refrensi, literatur kelabu, audio visual,
penambahan koleksi 5% dari judul yang tersedia. Pengelolaan koleksi dilakukan
dengan proses katalog. Perawatan dan reservasi koleksi dilakukan secara rutin.
Koleksi terdiri dari :
a. referensi
100 judul,
b. koleksi
khusus 50,
c. surat
kabar 2 judul,
d. majalah
dan jurnal yang dilangan 10 judul,
e. koleksi
literatur kelabu 20 judul,
f. koleksi
audio visual 5 judul dan koleksi lainnya
2. Luas kurang lebih 200 m2 , berada di
dalam gedung atau gedung tersendiri. Aspek kesehatan, keselamatan, kenyamanan,
keamanan. Ruang terdiri dari : ruang baca, ruang koleksi, ruang serba guna. Fasilitas
: rak buku, rak majalah, meja baca, meja kerja, kursi baca, perangkat komputer.
Standar bangunan atau ruang memiliki kekuatan minimal 400 kg/m2 atau ekuivalen.
3. Layanan
: jam buka minimal 7 jam menyesuaikan aturan jam buka kantor. Jenis layanan
a. layanan
baca ditempat,
b. layanan
peminjaman,
c. layanan
penelusuran,
d. layanan
referensi,
e. layanan
sirkulasi,
f. layanan
bimbingan pemustaka.
g. Silang
layan
4. Tenaga
Perpustakaan : kepala perpustakaan minimal lulus D2 jurusan perpustakaan atau
mengikuti diklat perpustakaan. Tenaga perpustakaan minmal 3 orang, 1 orang
pustakawan dan 2 orang tenaga tehnis. Tenaga tehnis minimal pendidikan SLTA.
Pembinaan dilakukan dengan cara mengikuti seminar, diklat atau mengikuti
organisasi kepustakawanan.
5. Penyelenggaraan
: visi misi dan tugas pokok di rumuskan sebagai pedoman kerja. Perpustakaan
menjadi tanggung jawab organisasi induk yang memmenuhi syarat disertai Surat
Keputusan. Kebijakan harus terintegrasi dan sinergi dengan lembaga induk pimpinan setara dengan eselon IV dan
bertanggung ajwab pada pimpinan lembaga induk.
6. Program
kerja : disusun dan mengacu pada lembaga induk. Strategi pelaksanaan dilakukan
dengan tahap triwulan, semester dan tahunan. Program kerja menjadi acuan bagi
kepala perpustakaan dan staff perpustakaan. Pengaturan, pengawasan dan evaluasi
penyelenggaraan perpustakaan menjadi kewenangan pimpinan lembaga induk.
Pengembangan diarahkan pada pembudayaan kegemaran membaca, kerjasama antar
perpustakaan khusus.
7. Pengelolaan
Perpustakaan : menerapkan prinsip manajemen untuk meningkatkan kwalitas
layanan. Dilakukan perencanaan, berdasarkan karakteristik, fungsi, tujuan
secara berkesinambungan. Pelaksanaan dilakukan secara mandiri, efisien,
efektif, dan akuntabel. Perpustakaan memiliki prosedure yang baku. Indikator
keberhasilan ditentukan tingkat kepuasan pemustaka. Pengawasan perlu dilakukan
untuk kontrol pelaksanaan rencana yang tepat.
Standar
Nasional Perpustakaan khusus dibuat sebagai pedoman minimal yang bisa
dilakukan, jika memungkinkan perpustakaan khusus bisa dikelola secara maksimal
dan lebih baik lagi. Banyak acuan yang lebih baik dengan melihat contoh di
beberapa lokasi khususnya milik swasta yang bisa di adopsi.
Referensi
4. UU
no 43 tahun 2007 dan UU no 32 tahun 2004
5. Buku
pedoman Standar Nasional Perpustakaan (SNP Perpustakaan Khusus) Perpusnas
Lampiran : Konsep rumah sakit dan gambar design , dalam
file terpisah
