PADAMU NEGERI UNTUK LITERASI KAMI MENGABDI

Minggu, 18 April 2010

INOVASI PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PERPUSTAKAAN MASYARAKAT

Rakor Perpusnas, 19-21 April 2010

Bicara mengenai inovasi pengembangan dan pemberdayaan perpustakaan tidak lepas dari layanan (Customer Care,peduli konsumen/Costumer Satisfiction, kepuasan pelanggan/Service Excelent, layanan yang bagus). Strategis dalam upaya mencapai hal tersebut terkait dengan banyak hal, misalnya apakah kecukupan jumlah dan kwalitas sumberdaya manusia yang ada, apakah cukup mendukung sarana dan fasilitas yang memadai, apakah kebijakan mendukung terciptanya situasi yang mendukung, apakah networking terjalin dengan baik ditingkat lokal, regional, nasional bahkan international, apakah multi stake holder atau pemangku kepentingan memiliki kepedulian terhadap keberadaan perpustakaan, apakah masyarakat cukup bisa merasakan manfaat keberadaan perpustakaan atau masyarakat dan perpustakaan merasa memiliki keterikatan. Apakah setiap program yang dijalankan saling memiliki kesinambungan ?. Telaah dan kajian ilmiah perlu dilakukan untuk mendapatkan role model sehingga setiap apa yang dilakukan menjadi tepat guna bagi masyarakat dan tentunya sustainable.

Inovasi Pengembangan Perpustakaan dan Pemberdayaan Perpustakaan dikaji dalam 2 problematika, yang pertama adalah bagaimana Inovasi Pengembangan Perpustakaan dan yang kedua adalah Pemberdayaan Perpustakaan. Kita mencoba menelaah satu satu, dalam prospektif dan wawasan berdasarkan praktisi dilapangan dan pengalaman dari Yayasan Pengembangan Perpustakaan Indonesia.

Inovasi Pengembangan Perpustakaan
Dalam pemikiran banyak orang, perpustakaan tentunya sebuah ruang yang didalamnya ada banyak buku, orang datang disambut petugas, dilayanai dan pengunjung tersebut akan mencari buku, membacanya atau membawanya pulang, sampai disini selesai. Tidak banyak orang tahu bahwa Perpustakaan memiliki banyak hal yang bisa dilakukan, banyak yang bisa dikerjakan baik dalam proses layanan dengan penyediaan fasilitas maupun kemitraan untuk kepuasan pelanggan.

Tidak saja memuaskan pelanggan tapi juga bagaimana pelanggan bisa kembali lagi dan membawa ide , meng-aplikasi ide, dan pada akhirnya membawa manfaat lebih tidak sekedar buku, informasi, dan pengetahuan tapi soft skill, entrepreneur dan pada akhirnya membawa perubahan masyrakat.

Inovasi Pengembangan Perpustakaan terbagi menjadi 4 :
1. Inovasi Layanan : Customer Care = Costumer Satisfaction = Service Excelen
Membuat layanan lebih baik, memuaskan dan berkelanjutan adalah dengan mengingat bahwa Perpustakaan harus Customize
a. Fasilitas yang memadai, up date
b. Petugas yang friendly, interaktif dengan pengunjung
c. Kenyamanan : ruang, kondisi, situasi,
d. Koleksi yang beragam : up date, lengkap,
e. Pemenuhan kebutuhan pengguna, tidak sekedar buku, tapi program dan berlanjut

2. Inovasi Kegiatan : kegiatan harus dibuat secara partisipatif bersama pengguna, harus inline antara kegiatan satu dengan lainnya dan berkesinambungan, terus dikembangkan dan bermuara pada pencerdasan masyarakat yang berbasis pada kepentingan masyarakat

3. Inovasi Pemberdayaan Masyarakat : Melibatkan masyarakat dalam layanan, dalam kegiatan dan dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Bukan hal yang sulit apabila perpustakaan memberikan layanan yang mendekatkan pada konsumen. Dengan menitipkan koleksi disetiap titik layanan tertentu berarti sudah menyertakan masyarakat dalam layanan. Mendekatkan layanan pada msyarakat berarti memudahkan masyarakat dalam menjangkau wilayah layanan. Mengikutkan dalam kepanitiaan kegiatan merupakan partisipasi aktive masyarakat dalam setiap kegiatan. Mengakomodir kelompok kelompok masyarakat dalam aktivitas dan pengembangannya merupakan pemenuhan kebutuhan masyarakat.

4. Inovasi Kemitraan : perpustakaan tidak akan berkembang kalau berjalan sendiri, harus ada kerjasama kemitraan baik dengan pihak swasta sebagai sponsor atau sebagai kerjasama dengan program dan indikator keberhasilan yang sudah jelas. Faktor kepercayaan pihak swasta kepada pihak pemerintah perlu dibangun kembali dengan transparansi, profesional kerja, pertanggung jawaban yang jelas dan tepat waktu. Hal penting yang harus dibuktikan adalah rasionalitas dan kejelasan atas program yang komprehensif. Kerjasama tidak bisa dilakukan kalau setiap apa yang dilakukan berupaya mendapat imbalan, tapi mesti diingat bahwa apa yang dilakukan adalah tahapan mencapai prestasi yang akan diikuti oleh kepercayaan dari masyarakat maupun mitra.

Pemberdayaan Perpustakaan Masyarakat
Berfikir tentang luas wilayah dan jumlah masyarakat yang berada di dalamnya maka kita harus berfikir seberapa besar kita bisa melayani semuanya. Wajib hukumnya untuk harus melayani mereka karena sudah menjadi hak masyarakat, lalu bagaimana bisa menjangkau semuanya.
Hal hal yang bisa diupayakan adalah :
Menggalang kemitraan dengan masyarakat :
a. Partisipasi layanan : konsep layanan satelit bisa menjadi bentuk partisipasi layanan, kontribusi masyarakat dan kesinergian layanan, membangun taman bacaan masyarakat, membangun perpustakaan keluarahan, membangun perpustakaan tingkat kecamatan. Mengurangi beban layanan dengan konsep kesinergian bersama aparutr terkait sampai tingkat keluarahan.
b. Partisipasi kegiatan : kegiatan yang disusun berdasarkan kebutuhan ditingkat masyarakat terkecil mencakup berbagai strata. Dari kegiatan ke kegiatan dan berbagai kegiatan yang dilakukan selalu inline dan berkesinambungan , mulai tingkat awal sampai pada tingkat kemandirian. Kegiatan tidak boleh terputus hanya karena alasan dana dan anggaran. Partisipasi memudahkan dna meringankan (efisiensi) dalam mewujudkan kecerdasan masyarakat
c. Akomodasi kebutuhan : bahwa masyarakat yang heterogen akan memiliki banyak kebutuhan dan semua merasa kebutuhannya penting dan harus dipenuhi. Apa yang menjadi kewajiban perpustakaan apalagi dengan Undang Undang no 43 tahun 2007 (Sumber : http://kelembagaanfiles.pnri.go.id/pdf/about_us/official_archives/public/normal/UU_43_2007_PERPUSTAKAAN.pdf) ketentuan umum ayat 1 pengertian, ayat 2 kolekasi ayat 3 Koleksi Nasional, ayat 4 Naskah Kuno ayat 5 Perpustakaan Nasional, ayat 6 Perpustakaan umum, ayat 7 perpustakaan khusus, ayat 8 Pustakawan, ayat 9 Pemustaka, ayat 10 Bahan Perpustakaan, ayat 11 Masyarakat smp ayat 16. Pasal 2 Perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat , demokrasi, keadilan dan keprofesionalan, keterbukaan, keterukuran dan kemitraan. Pasal 3 Fungsi Perpustakaan. Pasal 4 tujuan perpustakaan. BAB II Hak, Kewajiban dna Kewenangan, yang mana dibahas bahwa karena faktor geografis maka masyarakat berhak mendapatkan layanan perpustakaan Pasal 6 keajiban masyarakat : kemitraan atau partisipasi aktif masyarakat. Pasal 7 Kewajiban pemerintah. BAB V pasal 14 Layanan Perpustakaan, dan pasal selanjutnya yang sudah jelas menyatakan keberpihakan pada masyarakat. secara khusus. maka sudah seharusnya Perpustakaan mengakomodir seluruh kebutuhan tersebut tanpa harus ber-alasan bahwa keterbatasan anggaran. Kerja keras menjadi hal penting, tanpa kerja keras mustahil akan dicapai tanggung jawab pencerdasan masyarakat
d. Konsep program yang jelas dan berkelanjutan : Sekalipun kepala perpustakaan selaku berganti dalam kurun waktu tertentu akan tetapi konsep perpustakaan bisa dibuat dalam perencanaan jangka panjang dan jangka pendek, hendaknya setiap pimpinan bisa melanjutkan dan mengembangakan program yang sudah dibuat, bukan merombak dan membuat yang baru sementara kepemimpinan kadang tidak jelas,sesuai kondisi, apalagi image dimasyarakat bahwa pimpinan perpustakaan di suatu wilayah adalah karena memiliki masalah, sehingga perpustakaan menjadi tempat buangan, dan menjadi politis. Hal inilah yang tidak bisa dipegang konsistensi dan komitment.
e. Keberhasilan yang terukur : setiap kegiatan yang dilakukan harus terpogram dengan jelas beserta schedule waktu dan indikator keberhasilan secara kwalitatif maupun kwantitatif. Ketika pelaksanaan selesai maka ukuran tingkat keberhasilan bisa dilakukan dengan monitoring dan evaluasi. Tolok ukur ini yang menjadi tanggung jawab bersama kepada mitra yang menjadi faktor penentu keberhasilan program. Apabila tidak jelas maka semua menjadi kehilangan makna dan kepercayaan.


Kemitraan / Sponsorship
Apabila Perpustakaan memiliki dana yang tidak mencukupi untuk memberikan layanan yang maksimal bagi masyarakatnya wajib bagi Pemerintah Daerah dalam hal ini adalah Perpustakaan maka upaya yang bisa dilakukan adalah menjalin kemitraan bersama masyarakat. Tapi bukan berarti apabila sudah merasa cukup dengan dana yang ada kemitraan tidak perlu dilakukan, justru percepatan dampak manfaat perpustakaan bagi masyarakat perlu terus dikembangkan. Program program yang bisa mengakomodir kebutuhan masyarakat harus terus dilakukan. Kerjasama yang baik dengan pihak swasta harus diupayakan sehingga UU no 43 dan UU no 40 tahun 2007 bisa berjalan selaras.
Hal penting yang harus diperhatikan ketika menjalin hubungan kerjasama dengan pihak swasta adalah :
a. Sudah memiliki role model sebagai sucsess story
b. Memiliki resourcer yang memadai
c. Komitment dan Eksistensi
d. Konsep program yang jelas dan berkelanjutan
e. Keberhasilan yang terukur
f. Pertanggung jawaban yang jelas

UU no 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas dalam pasal 74 tanggung jawab sosial dan lingkungannya : ayat 1 : wajib melaksanakan tanggung jawab sosial dilingkungannya ayat 2 : dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya yang pelaksanaannya berdasarkan kepatuan dan kewajaran, ayat 3 yang tidak melaksanakan dikenakan sanksi sesuai ketentuan peraturan perundang undangan ayat 4 ketentuan lebih lanjut diatuar oleh Peraturan Pemerintah. (Sumber : http://www.hananta.com/UU%2040-2007%20-%20Perseroan%20Terbatas.pdf)

KENDALA YANG DIHADAPI PEMERINTAH
1. Faktor penggunaan bahasa proposal, yang harus menyesuaikan dengan bahasa swasta. Simple, jelas, padat, mudah dimengerti ada korelasi, indikator keberhasilan terukur, ada frame waktu dan target.
2. Faktor Kepercayaan : menyangkut masalah kinerja, komitment dan kapasitas yang dimiliki. Transparansi, rasional dan accountable dalam mengelola dana. Tidak berorientasi pada pekerjaan tapi pada proses pemberdayaan dan layanan yang akan berdampak pada manfaat yang akan diperoleh masyarakat.
3. Faktor sistem kerja : jam kerja, kompetisi kerja, strata dan aturan aturan lain yang tidak sama dengan swasta, yang mesti ada penyesuaian penyesuaian. Sehingga kendala ini bisa menjadi hambatan dalam bekerjasmaa dengan swasta.
4. Faktor Komitment Pejabat / Pimpinan : sering bergantinya pimpinan membuat pihak swasta tidak yakin akan keberlanjutan sebuah program yang dijalankan.


ANALISA SWOT KERJASAMA DENGAN SWASTA
Strength = Kekuatan
a. Supporting dana yang cukup akan bisa mengakomodir kebutuhan program ditingkat masyarakat
b. Sinergi dan publikasi yang kuat akan mempercepat proses pencerdasan masyarakat
c. Manfaat dan fungsi Perpustakaan bisa terus dikembangkan dengan konsep kepedulian stake holder

Weekness = Kelemahan
a. Bertambahnya beban kerja akan mempengaruhi kwalitas pekerjaan
b. Penyesuaian aturan yang akan membawa resiko pertanggung jawaban di tingkat pemerintah
c. Ada pesan sponsor yang harus dilakukan (kondisi tertentu, misalnya branding)


Threet = Ancaman

a. Apabila pola kemitraan sukses maka dana pemerintah akan semakin sedikit, karena berharap dari swasta
b. Tingkat midle dan lower manajemen akan terbebani kerja yang lebih berat
c. Apabila tidak sesuai yang diharapkan akan memperburuk kepercayaan swasta terhadap pemerintah

Opportunities = Peluang

a. Mempercepat proses pengembangan program
b. Memberikan peluang untuk memperluas jaringan kemitraan atas sukses program yang dijalankan



KONSEP KEMITRAAN BERSAMA SWASTA



















Manteri Aparatur Negara (MENPAN) dalam keputusannya Nomor : 81/1995 menegaskan bahwa pelayanan yang berkualitas hendaknya sesuai dengan sendi-sendi sebagai berikut :
1. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat dan tidak berbelit-belit serta mudah difahami dan dilaksdanakan.
2. Kejelasan dan kepastian, menyangkut :
a. Prosedur/tata cara pelayanan umum
b. Persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun administratif
c. Unit kerja atau pejabat yang bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum
d. Rincian biaya/tarif pelayanan umum dan tata cara pembayarannya
e. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum
f. Hak dan kewajiban baik dari pemberi maupun penerima pelayanan umum berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan/ kelengkapannya, sebagai alat untuk memastikan pemrosesan pelayanan umum
g. Pejabat yang menerima keluhan pelanggan (masyarakat)
3 Keamanan, dalam arti bahwa proses serta hasil pelayanan umum dapat memberikan keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum.
4 Keterbukaan, dalam arti bahwa prosedur/tata cara, persyaratan, satuan kerja/pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan umum, waktu penyelesaian dan rincian biaya/tarif dan hal-hal lain yang yang berkaitan dengan proses pelayanan umum wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan difahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta.
5 Efisien, meliputi :
a. Persyaratan pelayanan umum hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan produk pelayanan umum yang diberikan
b. Dicegah adanya pengulangan pemenuihan kelengkapan persyaratan, dalam hal proses pelayanannya mempersyaratkan kelengkapan persyaratan dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang terkait.
6. Ekonomis, dalam arti pengenaan biaya pelayanan umum harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan :
a. Nilai barang atau jasa pelayanan umum dengan tidak menuntut biaya yang tinggi diluar kewajaran
b. Kondisi dan kemampuan pelanggan (masyarakat) untuk membayar secara umum
c. Ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku
7. Keadilan yang merata dalam arti cakupan atau jangkauan pelayanan umum harus diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil.

8. Ketepapatan waktu, dalam arti pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

Kompetensi pelayanan prima yang diberikan oleh aparatur pemerintahan kepada masyarakat, selain dapat dilihat dalam keputusan Menpan nomor 81/1993, juga dipertegas dalam instruksi Presiden nomor 1/1995 tentang peningkatan kualitas aparatur pemerintah kepada masyarakat. Oleh karena itu, kualitas pelayanan masyarakat dewasa ini tidak dapat diabaikan lagi, bahkan hendaknya sedapat mungkin disesuaikan dengan tuntutan era globalisasi.
Sumber : http://triatmojo.wordpress.com/2007/01/15/pelayanan-publik-dan-konsep-tentang-kepuasan-pelanggan/

REKOMENDASI
1) Ambil Peluang CSR untuk percepatan pengembangan program perpustakaan
2) Tanggung jawab pengembangan perpustakaan harus bersama sama seluruh multi stakeholder dan masyarakat sehingga implementasi UU no 43 bisa segera terwujud
3) Bahwa kecerdasan masyarakat adalah bagian penting yang menjadi tanggung jawab kita semua

KESIMPULAN
1) Lakukanlah yang terbaik sehingga semua akan melihat bahwa anda bekerja dengan baik
2) Perluasan Jaringan sangat membawa manfaat bagi keberlanjutan perpustakaan
3) Kemitraan adalah sebuah bentuk partnership yang bersifat simbiosis mutualisme untuk kepentingan masyarakat banyak